Diskusi Efisiensi dan Pola Kerja Baru

“Kena efisiensi, anggaran minim. Kita bisa apa? Ya udah kami diam saja"

Kalimat seperti ini mungkin pernah kita dengar. Tapi mari kita balik pertanyaannya: benarkah kita tidak bisa bekerja karena minim anggaran, atau jangan-jangan kita sudah terlalu terbiasa bekerja dengan cara yang memang membutuhkan anggaran?

Kalau setiap anggaran dipotong lalu pekerjaan ikut berhenti, mungkin yang perlu dievaluasi bukan hanya anggarannya, tetapi juga cara kita bekerja. Sebab ASN dibayar bukan untuk menunggu ada kegiatan, rapat, perjalanan dinas, konsumsi atau honorarium. ASN dibayar untuk menjalankan tugas, menghasilkan kinerja dan memastikan urusan pemerintahan tetap berjalan.

Eits, disclaimer sedikit. Ini bukan ceramah dan bukan merasa paling benar. Cuma bahan ngobrol dan refleksi sesama ASN. Penulis sendiri juga belum tentu lebih baik. Jadi kalau ada yang terasa nyelekit, anggap saja bahan ngopi dan diskusi, bukan untuk mencari siapa yang salah.

Hari ini kata efisiensi semakin sering terdengar di pemerintahan daerah. Kondisi fiskal memang tidak mudah. Pendapatan daerah menghadapi tekanan, transfer pemerintah pusat mengalami penyesuaian, sementara kebutuhan pembangunan dan pelayanan publik tetap besar. Artinya, kita memang harus semakin cermat membedakan mana belanja yang benar-benar diperlukan, mana yang bisa dikurangi, dan mana pekerjaan yang sebenarnya bisa dilakukan dengan cara yang jauh lebih sederhana.

Coba kita buka DPA, terutama kegiatan-kegiatan nonfisik. Judul kegiatannya bisa bermacam-macam: koordinasi, monitoring, penyusunan kebijakan, pembinaan, evaluasi, fasilitasi dan sebagainya. Tetapi ketika dilihat komponennya, pola belanjanya sering hampir sama: rapat, konsumsi, narasumber atau honorarium, perjalanan dinas, serta berbagai belanja pendukung lainnya.

Bukan berarti semua itu tidak perlu. Ada rapat yang memang harus dilakukan, ada narasumber yang memang dibutuhkan, ada perjalanan dinas yang memang harus dilakukan karena pekerjaan membutuhkan kehadiran di lapangan. Tetapi pertanyaannya: apakah pekerjaan tersebut memang harus selalu dilakukan dengan pola seperti itu?

Jangan sampai kita terlalu identik antara pekerjaan dengan belanjanya. Rapat adalah salah satu cara melakukan koordinasi, bukan koordinasi itu sendiri. Makan dan minum bukan output. Perjalanan dinas bukan monitoring; ia hanya salah satu cara untuk melakukan monitoring. Hotel bukan hasil kegiatan. Narasumber bukan tujuan akhir. Semua itu adalah alat untuk menghasilkan sesuatu.

Kalau pola yang sama terjadi pada ratusan kegiatan, tentu nilainya menjadi sangat besar. Di media sosial bahkan sering muncul pembahasan tentang akumulasi belanja makan-minum rapat pemerintah daerah yang nilainya bisa mencapai ratusan miliar rupiah. Di balik angka tersebut tentu ada pekerjaan pemerintah yang nyata. Karena itu pertanyaannya bukan semata-mata, “Bolehkah dibelanjakan?”, tetapi juga, “Apakah pekerjaan ini harus dilakukan dengan cara seperti ini?”

Begitu pula ketika kita melihat besarnya belanja pegawai. Di suatu daerah, misalnya, total tunjangan kinerja ASN dalam setahun dapat mencapai sekitar Rp1 triliun. Ini bukan berarti TUKIN adalah masalah. Justru angka tersebut menunjukkan bahwa negara mengalokasikan sumber daya yang sangat besar untuk membayar aparatur agar bekerja dan menghasilkan kinerja.

Lalu menarik kalau masih ada cara berpikir, “Anggaran saya kecil, jadi wajar kalau saya tidak banyak melakukan apa-apa.”

Kalau anggaran rapat tidak ada, apakah koordinasi harus berhenti? Kalau perjalanan dinas dikurangi, apakah monitoring harus berhenti? Kalau DPA sebuah aktivitas hanya sedikit, apakah tugas dan tanggung jawab kita ikut menjadi sedikit?

Kalau jawabannya iya, jangan-jangan problem kita bukan semata-mata kekurangan anggaran, tetapi juga cara memahami pekerjaan.

ASN memiliki tugas, fungsi, target kinerja dan tanggung jawab yang melekat pada jabatan serta organisasinya. DPA bisa berubah. Anggaran kegiatan bisa berkurang. Tetapi urusan pemerintahan dan tanggung jawab pelayanan tidak otomatis ikut berhenti.

Yang berkurang seharusnya belanjanya, bukan tanggung jawabnya.

Di sinilah kita perlu bergeser dari pola budget driven menjadi result driven. Pola lama sering dimulai dari: ada anggaran → buat kegiatan → jalankan kegiatan → laporkan. Pola yang seharusnya dibangun justru sebaliknya: tentukan hasil yang ingin dicapai → cari cara paling efektif untuk mencapainya → baru tentukan apakah membutuhkan anggaran dan berapa yang benar-benar diperlukan.

Teknologi sebenarnya sudah membuka ruang yang sangat besar untuk perubahan ini. Koordinasi dengan kabupaten/kota tidak selalu harus dimulai dengan undangan rapat dan perjalanan dinas. Sebagian bisa dilakukan melalui Zoom atau Google Meet, telepon, WhatsApp, email atau sistem informasi. Monitoring tidak selalu harus menunggu kunjungan lapangan. Data awal bisa diperiksa melalui dashboard, laporan digital, foto atau video, kemudian dilakukan klarifikasi jarak jauh. Kalau memang membutuhkan verifikasi fisik, barulah turun ke lapangan.

Penyusunan kebijakan juga bisa berubah. Tidak semua pihak harus dikumpulkan dalam satu forum sehari penuh hanya untuk memberikan masukan. Bahan bisa dibagikan secara digital, masukan dihimpun tertulis, pembahasan dilakukan secara daring dengan pihak-pihak kunci, lalu pertemuan langsung dilakukan secara terbatas untuk menyelesaikan hal-hal yang memang membutuhkan diskusi tatap muka.

Bahkan pekerjaan internal pun bisa dirancang berbeda. Review dokumen dapat dilakukan melalui dokumen bersama. Pemantauan progres dapat menggunakan dashboard sederhana. Rapat rutin yang hanya berisi laporan perkembangan bisa diganti dengan pembaruan tertulis atau pertemuan virtual singkat. Pertemuan tatap muka dipakai ketika memang ada persoalan yang membutuhkan pembahasan langsung.

Tetapi efisiensi juga jangan dimaknai secara serampangan. Efisiensi bukan berarti melanggar aturan, mengurangi kualitas pelayanan, menghilangkan pengawasan atau mencari jalan pintas. Ada pekerjaan yang secara ketentuan memang membutuhkan dokumen tertentu, pertemuan tertentu, kehadiran pejabat tertentu, standar pelayanan tertentu atau verifikasi lapangan. Kalau memang diwajibkan, tentu harus dipenuhi.

Prinsipnya sederhana: patuh pada ketentuan, tetapi cari cara kerja yang paling efisien di dalam ruang yang diperbolehkan oleh ketentuan tersebut.

Jadi jangan pula sampai muncul pemikiran ekstrem bahwa semua rapat tidak perlu, semua perjalanan dinas pemborosan, semua narasumber tidak penting atau semua pekerjaan harus dilakukan secara online. Tidak begitu. Yang perlu kita ubah adalah kebiasaan melakukan sesuatu karena memang selalu dilakukan seperti itu, bukan karena pekerjaan tersebut benar-benar membutuhkannya.

Mungkin setiap kali mendapat tugas, pertanyaan pertama kita perlu diubah. Jangan langsung bertanya, “Anggarannya ada berapa?” Tetapi tanyakan dulu, “Hasil apa yang harus saya capai?”

Setelah itu baru kita pikirkan: siapa yang perlu dilibatkan, apakah harus bertemu langsung, apakah perlu perjalanan, apakah harus sehari penuh, apakah harus mengundang puluhan orang, atau sebenarnya bisa dilakukan dengan teknologi.

Cara berpikir seperti ini membuat efisiensi bukan sekadar memotong anggaran, tetapi menjadi perubahan pola kerja.

Cara kerja lama mungkin pernah masuk akal pada zamannya. Tetapi teknologi berubah, kemampuan komunikasi berubah, kebutuhan masyarakat berubah, dan ruang fiskal juga berubah. Maka cara birokrasi bekerja seharusnya ikut berubah.

Jangan-jangan selama ini kita bukan kekurangan anggaran untuk bekerja, tetapi terlalu terbiasa bekerja dengan cara yang membutuhkan anggaran.

Efisiensi bukan berarti bekerja lebih sedikit. Efisiensi berarti menghilangkan cara-cara yang tidak perlu agar energi dan anggaran lebih banyak diarahkan kepada hasil.

Anggaran boleh berkurang. Kegiatan boleh disederhanakan. Tetapi tanggung jawab jangan ikut hilang.

Kita ini bukan dibayar untuk membuat acara. Kita dibayar untuk menjalankan tugas dan menghasilkan kinerja.

Pada akhirnya, ukuran keberhasilan bukan berapa banyak rapat yang dilakukan, berapa kali perjalanan dinas, berapa besar anggaran terserap, atau berapa banyak acara yang diselenggarakan. Ukurannya adalah apa yang berubah, apa yang selesai, apa yang membaik, dan apa manfaatnya bagi masyarakat.

Dan mungkin pertanyaan paling pentingnya adalah:

Adakah kantor yang benar-benar sejak awal mendesain kegiatannya dengan pola kerja yang efisien, memanfaatkan teknologi, menyederhanakan proses, dan hanya membelanjakan apa yang benar-benar diperlukan?

Jangan-jangan kita baru belajar menghemat anggaran, tetapi belum benar-benar serius mendesain cara kerja yang hemat anggaran.

Karena efisiensi yang sesungguhnya bukan sekadar mengurangi uang yang dibelanjakan, tetapi mengubah cara bekerja agar sejak awal memang membutuhkan belanja yang lebih sedikit.

Efisiensi bukan artinya bekerja lebih sedikit, tetapi menghasilkan lebih baik, dengan cara yang lebih tepat.